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Aktuelles

Archivierungspflicht

Handeln Sie jetzt, die Zeit ist abgelaufen:
Archivierung nach GoBD
 
Nicht zu Archivieren ist eine Straftat!
Achten Sie darauf: Seit dem 1. Januar 2017 sind
Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungs-
pflicht keine Kavaliersdelikte mehr. Wer seine
Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst
gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

Die Frist ist abgelaufen: Nun gelten sehr
strenge Regeln zur Archivierung nach GoBD
Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die
Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen ent-
stehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die
Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grund-
sätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektro-
nischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) unein-
geschränkt. Es gibt keine Hintertüren mehr.
Gravierende Folgen für Unternehmen
Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich
die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen.
Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der
GoBD uneingeschränkt. Wer nicht handelt, wird gravie-
rende Folgen auf sich nehmen müssen.
Wer muss archivieren?
Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder
großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivie-
ren. Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetz-
liche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen
Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchfüh-
rung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne
des Handelsgesetzbuches.
Wann wird der Verstoß meist entdeckt?
Meistens müssen Unternehmen aufgrund einer Betriebs-
prüfung oder Kontrollmitteilung bei sich oder bei einem
Unternehmen, mit dem Geschäfte gemacht werden, auf
Dokumente zu abgeschlossenen Geschäften zurückgrei-
fen. Kontrollmitteilungen oder Betriebsprüfung sind des-
halb ein besonderer Auslöser zur Prüfung der
Archivierung. Oftmals melden auch unzufriedene
Mitarbeiter Firmen beim Finanzamt. Wichtig: Das kann
auch Jahre später passieren!
Bei produzierenden Unternehmen kann auch die
Gewährleistungspflicht im Rahmen einer Produkthaftung
einen Rückgriff auf alte Geschäftsunterlagen erforderlich
machen. Nur bei vorhandenen Unterlagen können Unter-
nehmen beweisen, dass sie beispielsweise Steuern
ordnungsgemäß bezahlt oder Produkte wie vereinbart
produziert haben.
Wie muss archiviert werden?
Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist
ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit
liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem
erfüllt diese Anforderungen nicht.